Les fichiers déposés (fichiers audio ou vidéo comme fichiers d'annotations) doivent respecter la norme ISO-9660 (interdiction des caractères accentués, des espaces, etc...), ils doivent suivre dans la mesure du possible le plan de nommage décrit ci-dessous. Un nom de fichier est composé, dans l'ordre, de:

• Les deux premières lettres en majuscule du nom du déposant (par exemple pour jacobson -> JA)
• La première lettre en majuscule du prénom du déposant (par exemple pour michel -> M)
• Le séparateur '_'
• Un numéro d'ordre de la ressource (de 0001 à 9999)
• Pour les fichiers issus de la numérisation d'un support analogique il est recommandé de noter après ce numéro d'ordre, et si besoin, la face concernée (A ou B) suivie éventuellement de la piste concernée (00 à 99). Toutes ces notions sont séparées par le séparateur '_'.
• L'extension du fichier est notée sur trois lettres minuscules précédées d'un '.' (par exemple pour un fichiers audio déposé par michel jacobson correpondant à la numérisation du premier support face A premier morceau le nom sera JAM_0001_A_01.wav)

Pour les fichiers issus de la numérisation d'un support analogique il est très fortement recommandé de reporter cette identification sur le support ainsi que sur la boite de conditionnement de ce support.